Право вибору

або як вибирати стратегію роботи з постачальниками

Публікація у ДП №5(2010)

Ніщо не дає стільки переваг перед іншими, як здатність залишатися спокійним та холоднокровним у будь-якій ситуації.

Томас Джеферсон

Про те, як налагоджувати комунікації з постачальниками та керувати запасами, ми запитали директора компанії Чех Post Print House Євгена Васіна.

Світ різноманітний. На нашому шляху постійно зустрічаються різнохарактерні люди та різноманітні професії. Але поєднує їх усіх якась спільна справа і необхідна як повітря комунікація. Спілкування проникає в наше життя від народження і супроводжує нас скрізь у будь-якій нашій діяльності.

Ні для кого не секрет, що робота займає понад 60% нашого повсякденного життя. Відповідно добре налагоджені комунікації — не лише половина успіху вашої діяльності, а й заряд потужного позитиву на кожен день. На перший погляд, здається, що нічого складного в цьому немає. Але іноді успішні переговори можуть різко переломити хід подій або навіть врятувати безнадійно програну справу. І як не крути, не можна не усвідомлювати того, що в основі цього лежить звичайне людське спілкування. Інша річ — правильно обрана стратегія цієї взаємодії, що дозволяє отримувати максимум вигоди за мінімальних витрат.

ДТ: Як велика постдрукарська друкарня, Ви, безумовно, щодня маєте справу з постачальниками. Здавалося б, нічого складного в цьому немає – замовляй, що тобі потрібно за заздалегідь обумовленою ціною. Але на практиці від термінів та якості поставлених матеріалів залежить кінцевий продукт, а отже, прибуток, який отримає компанія. Розкажіть детальніше про те, яке місце у житті Вашої компанії займають закупівлі?

Є.В: У зв’язку з конкуренцією, що постійно зростає, важливо залишатися в обоймі. З погляду грошей потрібно перш за все оптимізувати витрати. Це потрібно для того, щоб пропонувати клієнтам не просто якісний продукт, а й за розумною ціною. Також в умовах конкуренції необхідно мати унікальну пропозицію за матеріалами в рамках своєї діяльності, що дозволяє відрізнятись від інших. Оскільки в нашій вузькій ніші, обладнання за своїми технічними характеристиками приблизно однакове, дуже важливим є пошук і купівля так званих «ноу-хау», які дозволяють впроваджувати нові інноваційні методики друку та мати на виході унікальний торговий продукт. Тому, окрім закупівлі основних витратних матеріалів (лаки, плівки тощо), велику увагу ми приділяємо пошуку ексклюзивних матеріалів.

ДП: Який відсоток резервних фондів компанії задіяний у закупівлі?

О.В: Виходячи з нашої практики, це приблизно 50%. Це пов’язано з тим, що при великих обсягах роботи ми змушені багато матеріалів тримати на складі, щоб вони завжди були під рукою. Звичайно, ми не тримаємо в запасі 119 видів лаку на півроку вперед, але базові розхідники, а також специфічні матеріали в обмеженій кількості ми завжди маємо. До того ж ми працюємо 24 години на добу без вихідних, а постачальники лише по буднях. Таким чином, ми можемо виконати практично будь-яке замовлення або хоча б частково віддати його клієнту незважаючи на те, в який час і який день тижня він надійде.

ДП: Багато великих компаній намагаються боротися з різними ситуаціями, що виникають через несвоєчасне або неякісне постачання необхідного витратного матеріалу по-своєму. Це і письмово зафіксовані переговори, і домовленості, декому доходить навіть до відеозапису. Різні тендерні та конкурсні програми, що організовуються для постачальників, щоб вибрати одного адекватного, на якого справді можна покластися. Деякі схильні працювати з великою кількістю постачальників, виходячи з ціни або перестрахування. Як чините Ви?

Е.В: Поведінка цих компаній цілком зрозуміла. Іноді на кону стоїть забагато. Це може бути замовлення клієнта VIP рівня, і багатомільйонний тираж, і нестандартна постдрукарська обробка поліграфічного матеріалу. Мало того, що можна втратити прибуток, це півбіди. Можна з вини постачальника втратити клієнта та його довіру, показавши себе ненадійним. Тому всі прагнення у цьому плані спрямовані на те, щоб ефективно та якісно організувати закупівлі. Основною помилкою вважаю схильність працювати з усіма однаково. Як правило, багато керівників працюють з постачальниками за такими принципами: особистий контакт або схильність до певного постачальника (виходячи з партнерських відносин, що склалися роками) або працюють за принципом «я – лідер ринку, у мене має бути все найкраще за найкращими цінами, пропонуйте та змагайтеся». У своїй роботі я не дотримуюсь ні першого, ні другого. Це непродуктивно і не є справжніми бізнесовими відносинами європейського рівня.

ДТ: Тоді який метод роботи з постачальниками найбільш дієвий і результативний?

Є.В: Насамперед потрібно зайняти якусь певну позицію та дотримуватися її у роботі з усіма постачальниками. У нашому випадку — це жорстка позиція великої друкарні щодо постдрукарських процесів, яка будує свої відносини за принципом економічної доцільності. Тобто ми купуємо якісні матеріали за адекватними цінами, постійно аналізуючи ринок із погляду співвідношення ціна-якість.

Усіх наших постачальників можна умовно поділити на дві групи.

Перша – постачальники стандартних розхідників. Є певні виробники, чиї матеріали ми протестували та впевнені у їхній якості. Від постачальників потрібно дати максимально низьку ціну на матеріали з цим маркуванням. Терміни поставки тут не мають великого значення, оскільки це матеріали, що знаходяться в Україні та практично завжди доступні.

Друга – постачальники спеціальних матеріалів. Йдеться про розхідники з унікальними властивостями, які ми раніше не використовували або застосовуємо нечасто. Тут ринок продавця, який намагається нав’язати Вам свої умови, і тут дуже важливо використовувати потенціал переговорника. З іншого боку, коли з’являється щось нове, воно з’являється у кількох постачальників одночасно і можна зіграти на конкуренції між ними. Ми спочатку закуповуємо невелику партію і ретельно тестуємо ці матеріали, щоб з’ясувати всі їхні «підводні камені». Тобто ми з’ясовуємо їхню схожість і відмінність. Після цього погоджуємо вартість та терміни постачання з усіма постачальниками, чиї матеріали нам підійшли та обираємо як мінімум двох. Коли з’являється замовлення, ми точно знаємо, що у разі зриву поставки постачальником А завжди є постачальник Б, у якого вища ціна, але швидше термін поставки. Таким чином, ми страхуємо свої ризики.

Найважливіше у роботі з постачальниками – це не гнатися за дешевизною, оскільки скупий платить двічі, а вести конструктивний діалог. Відносини, побудовані на принципі економічної доцільності, такі ж міцні, як і шлюби з розрахунку. Ми, як клієнт, хочемо отримати від постачальника найкраще за мінімально можливою ціною. І тут немає нічого особистого, лише бізнес. Ця модель взаємовідносин показала свою ефективність у нашій компанії, а чи прийнятна вона для Вас – вирішуйте самі.