Чи варто ходити на бік або 5 міфів аутсорсу

Публікація в Print Plus червень 2010 року.

Сьогодні хотілося б обговорити таку актуальну і перебуває у всіх на слуху тему, як аутсорсинг. Враховуючи специфіку нашого видання та його читачів, зрозуміло, що говоритимемо про поліграфічний бізнес. Експертом у цьому питанні виступить директор компанії Post Print House «Чех» Євгенія Васіна, яка спеціалізується на постдрукарських послугах та має до питання аутсорсингу саме безпосереднє відношення.

Аутсорсинг (від англ. outsourcing: outer-source-using) – використання зовнішнього джерела чи ресурсу. Інакше це можна сформулювати так – передача компанією на основі договору певних бізнес-процесів або виробничих функцій, іншій компанії, що спеціалізується на відповідній галузі.

Є.В.: Сьогодні дуже часто у ЗМІ можна побачити статті, які розповідають нам про таку нову течію, як аутсорсинг, іншими словами, добре відомий усім субпідряд.

В умовах ринку, що постійно зростає і розвивається дуже важливо залишатися конкурентоспроможним. У кожного свій секрет успіху все залежить від обраної стратегії розвитку. Зарубіжний досвід підказує варіанти взаємодії: якщо в тебе недостатньо коштів для створення підприємства повного циклу, то має прямий сенс або «аутсорсить» недостатні частини циклу, або зайняти вузький сегмент, тобто брати на себе виробничі процеси одного ланцюжка. Процес виробництва готового поліграфічного продукту досить трудомісткий та затратний. Друкарням, що спеціалізуються на офсетному друку (1-3 офсетні машини), немає сенсу утримувати парк обладнання та персоналу для подальшої післядрукарської обробки. У разі шаленої конкуренції, передусім, стоїть питання оптимізації виробничого процесу, як із погляду устаткування, і з погляду витрат. У всьому світі вже давно з’явилися друкарні, що спеціалізуються тільки на одному процесі, наприклад, ультрафіолетове лакування або ламінація. При цьому вони мають відповідний цим процесам сучасний арсенал обладнання та кваліфікований персонал. Кожен процес виробництва складається з ланцюжка операцій, кожна з яких має свою ціну, відповідно до кожної з них і можливий аутсорсинг. За кордоном так працюють уже багато років, у нас же все лише впроваджується. Розглянемо, наприклад, ситуацію, коли в друкарні ламається машина, яка відповідає за певний постдрукарський процес. Планів на покупку нової машини не було, клієнтів втрачати не хочеться, але є можливість віддати на аутсорс за прийнятною ціною компанії, яка, як кажуть, «зуби на цьому з’їла». Вчинив так раз, потім другий, потім починаєш розуміти, що з’явився час і кошти приділити більше часу основному своєму профілю і подумати про покупку машини, що прискорює процес друку мало не вдвічі. Підвищення ефективності підприємства відбувається загалом. З’являється можливість звільнити кошти, час і людські ресурси, спрямувати в розвиток нових напрямів чи сфокусуватися на існуючих. Такими маленькими кроками незабаром ми і прийдемо до європейських стандартів. Одним словом, кожен займається своєю справою, і робить це найкраще.

Також доцільним аутсорс буде для компаній, які тільки виходять на ринок, коли немає можливості сформувати повноцінний штат співробітників та виробничі потужності.

Далі ми розглянемо 5 основних міфів, пов’язаних із аутсорсингом.

Міф №1: – Віддаю, отже, втрачаю гроші.

Є.В.: – Не можу не погодитися з тим, що так думають у нашій країні більшість компаній, які звикли працювати за принципом “все в сім’ю”. Що стосується економічної вигоди, ми вже говорили про те, що аутсорсинг насамперед дозволяє економити на реалізації всього бізнес-процесу в цілому. На перший план вийде основний напрямок вашої діяльності, а найменш прибуткові виробничі процеси перейдуть на аутсорс. Передаючи роботи на аутсорс, ви заощаджуєте на купівлі техніки, витратах на електроенергію, витратах, пов’язаних із підвищенням кваліфікації свого персоналу, орендою додаткової площі тощо. У результаті виходить, що з допомогою одного чи двох другорядних процесів зростають ризики втрати загального тиражу. Оскільки відсоток шлюбу, пов’язаного з відсутністю всіх переваг, які має аутсорсер, на виході виходить дорожче за собівартість послуг субпідрядника. Проаналізуйте кожен окремий процес з фінансового боку, і Ви обов’язково знайдете “валізу без ручки”, яку і нести важко, і викинути шкода.

Міф №2: Якщо роблю не сам, ризикую якістю.

Є.В.: – Якість – це перше, що виходить на вищий рівень при аутсорсі. З одного боку, звільняються внутрішні ресурси компанії, і з’являється можливість концентруватися на основній діяльності, тим самим підвищуючи швидкість виготовлення та якість. З іншого боку, продукція, одержувана на виході після субпідряду, зазвичай має більш високу якість. За рахунок використання аутсорсером спеціалізованого обладнання, бездоганного знання технології та кваліфікованого персоналу. Основною вигодою для компанії-замовника є можливість використовувати високопрофесійний досвід аутсорсера, накопичений роками, маючи при цьому постійний доступ до його інновацій та знань.

Міф №3: Один неправильний крок і надрукований мною тираж може потрапити в сміттєвий бак.

Є.В.: Передаючи певні роботи на субпідряд, ви також передаєте частину ризиків, а також відповідальність, пов’язану з виробництвом. Все, що потрібно, це правильно укладений контракт про надання аутсорсингових послуг.

Міф №4: При транспортуванні можу втратити пів тиражу.

Є.В.: При виборі аутсорсера важливою перевагою є ефективно організована логістика. Тому, беручи на себе витрати на транспортування тиражу, аутсорсер також буде і відповідальний за його збереження.

Міф №5: – Віддаю – втрачаю інформацію.

Є.В.: З точки зору конфіденційності компанія-аутсорсер, перш за все, націлена на довгострокову співпрацю на взаємовигідних умовах, тому всі моменти, які могли б поставити під удар компанію замовника, прописуються в угоді про конфіденційність, з подальшими матеріальними збитками для аутсорсера у разі порушення.

Поради:

Вибір компанії – аутсорсера вдалий, коли оптимально співвідносяться параметри якості послуг та їх вартості, а не за принципом «дешево – вигідно». Перспектива довгострокових відносин може відмінно вплинути на мотивацію аутсорсера, а грамотно складені договори – мінімізувати ризики. При виборі субпідрядника важливу роль відіграє оцінка реальних технічних можливостей і розмір самого підприємства. Все геніальне просто! Перед тим як розпочинати співпрацю, протестуйте вашого аутсорсера на предмет заявлених послуг. З таким підходом ви маєте всі шанси зайняти сильну позицію на ринку в розрізі вашої основної діяльності. Працюйте за принципом: головна увага – головним речам.