Життя за планом

Публікація у Print Plus серпень 2010 року.
Ніщо так не дивує людей, як здоровий глузд і дії за планом.
Ральф Уолдо Емерсон

За часів залізної завіси поняття “Держплану” було нормою життя, кожен знав, що йому робити і чим це закінчиться. Але все тече та змінюється. Сьогодні всі знають, що планувати необхідно, але мало хто розуміє, як це робити правильно, щоб плани не залишилися нездійсненою мрією, а стали реальністю в чітко обумовлені терміни. Від якості планування у бізнесі багато залежить: від фінансових результатів до лояльного ставлення персоналу.

Планування для підприємства має відбуватися всіх рівнях: від стратегічного і виробничого до особистого. Стратегічне планування безпосередньо з постановкою глобальних цілей і схеми дій кожної ланки. Виробниче – з досконалим знанням процесів проходження замовлення, а особисте – з персональними якостями та мотивацією кожного співробітника. Підходячи з розумом до кожного з видів, цілком можливо в сумі отримати годинниковий механізм у вигляді друкарні.

Своїм досвідом та хитрощами планування ми попросили поділитися Євгену Васіну, директору ЧЕХ Post Print House: “Для мене, як для керівника, планування займає практично перше місце у щоденному кругообігу подій. З нього починається щоранку в моїй компанії і закінчується трудовий день».

Print Plus: Глобальний план – це ні що інше, як сформульована спільна мета, і відрізняється від мрії лише кількістю витраченого паперу. Своєрідна паперова машина часу, і кожен має свій колір і форму. А як виглядає ваше майбутнє?

Євгенія Васіна: Картину майбутнього нашої компанії ми зобразили як організуючу схему. У цій схемі основною місією є розвиток, а метою – цінний кінцевий продукт кожної складової ланки. Для кожного підрозділу він свій, для друкаря – це надрукований якісно та вчасно тираж, для менеджера – обсяг виконаних та оплачених замовлень, для маркетолога – реалізована стратегія просування тощо. Наші процедури планування включають не тільки рух грошових коштів (фінансові показники), але і натуральні показники також. До них відносяться і план продажу, завантаження виробництва у розрізі кожної машини нашого парку обладнання та план закупівель витратних матеріалів.

Print Plus: Коли загальна мета сформована, і видно широкі перспективи, напевно, має сенс спуститися на землю і відкрити двері виробничого цеху?

Як показала практика, тираж у нас довше трьох днів не затримується. У наших умовах процес планування – щоденна необхідність. І найкращий час для такої процедури – кінець трудового дня. Спочатку ми визначаємо обсяг робіт: кількість виробів та перелік операцій. Далі аналізуємо рівень запасів (лаки, плівки тощо), чисельність робочої сили в наявності з урахуванням виробничих потужностей. Складаємо графік та передаємо контролюючій особі. На власному досвіді можу сказати одне, що час, витрачений на складання такого плану, дає відчутний результат. З кожним днем ​​фактичні розбіжності стають менш незначними. Найважливіше це відсутність можливості несанкціоновано порушити план, навіть у керівного складу компанії.

Print Plus: Практика така, що час друку тиражів з однаковою специфікацією може відрізнятися докорінно. Що ви робите, якщо збій таки відбувається?

Євгенія Васіна: Аналіз, аналіз та ще раз аналіз на підставі детальної статистики! Тобто аналізуємо все, аж до того, з якою швидкістю може йти даний вид виробу і скільки потрібно часу на його виготовлення. І якщо треба, стоїмо із секундоміром. Фіксуємо час початку та закінчення, таким чином, виводимо середньостатистичні дані, які постійно коригуємо. А також завжди закладається невеликий люфт для того, щоб точно не підвести замовника. У випадках форс-мажору опрацьовуєш альтернативні рішення, в даному випадку дуже важливим є контролінг. На нашому підприємстві – сім структурних підрозділів, на чолі кожного з яких стоїть контролююча відповідальна особа. Коли така людина перебуває в курсі того, що відбувається від початку і до кінця, може оперативно прийняти рішення в ході проблеми, а це вже половина успіху.

Ефективність персоналу – ще одна тема для аналізу. Для того, щоб прорахувати ціну помилки будь-якого співробітника, було введено статистику. Візуально вона виглядає як графік. Наприклад, якщо взяти менеджера з продажу, то береться звітний період на місяць та показники отриманого прибутку. Таким чином, коли менеджер починає сам вести свою статистику та оцінювати її, то в більшості випадків, бачачи свої результати, він сам починає їх підвищувати. Те саме відбувається і з друкарями – раніше за однакової зарплати вони мали різну ефективність ЦКП (цінного кінцевого продукту). Тому, ввівши статистику, ми отримали можливість реально оцінювати ЦКП і вживати заходів, що коректують. У разі це була відрядна оплата праці.

Print Plus: Дуже складно навчити людину планувати, якщо у неї в крові цього немає. То як же впливати на можливості планування персоналу?

Євгенія Васіна: Все залежить від того, чи ми навчили свій персонал, як це робити. Ми пропагуємо особисте планування так, що кожна людина керує своєю ефективністю сама. Для нашого персоналу ми запровадили дуже дієвий інструмент. Називається він “Бойовий план” – це форма запису ваших планів наступного дня у вигляді блокнота зі змінними листами. Обов’язкова умова – заповнення всіх відповідних граф увечері попереднього дня. Вони включають: дію / мета, витрачене з його час і підсумковий результат. Як показує практика, це 10-11 справ на день. Впровадивши бойовий план, ми вбили двох зайців одразу. По-перше, позбавили себе проблеми звітності нашого персоналу, по-друге, допомогли стати нашим співробітникам проактивними і ефективнішими.

Print Plus: Чи відображається оцінка ефективності фінансових результатів Вашої компанії?

Євгенія Васіна: Фінансові результати плавно йдуть нагору, що означає, що ми на правильному шляху. На даний момент ми можемо з невеликою похибкою сказати, що буде через місяць, процедура планування на довгострокові періоди здійснюється шляхом оцінки фактичних показників із запланованими. У результаті звітні документи демонструють і динаміку прибутку, і зростання продажів кожного менеджера.

З таким розвитком, гадаю, і слона з’їсти можна, але тільки по шматочках і попередньо спланувавши. Досвід підказує, що, поставивши мету, необхідно якомога детальніше описати план дій та розбити його на багато невеликих етапів. Чим менше висота сходів на сходах, тим легше на неї сходити.