Жизнь по плану

Публикация в Print Plus август 2010.
Ничто так не удивляет людей, как здравый смысл и действия по плану.
Ральф Уолдо Эмерсон

Во времена железного занавеса понятие “Госплана” было нормой жизни, каждый знал, что ему делать и чем это закончится. Но все течет и меняется. Сегодня все знают, что планировать необходимо, но мало кто понимает, как это делать правильно, так чтобы планы не остались неосуществленной мечтой, а стали реальностью в четко обусловленные сроки. От качества планирования в бизнесе зависит многое: от финансовых результатов до лояльного отношения персонала.

Планирование на предприятии должно происходить на всех уровнях: от стратегического и производственного до личного. Стратегическое планирование напрямую связано с постановкой глобальных целей и схемы действий каждого звена. Производственное – с доскональным знанием процессов прохождения заказа, а личное – с персональными качествами и мотивацией каждого сотрудника. Подходя с умом к каждому из видов, абсолютно возможно в сумме получить часовой механизм в виде типографии.

Своим опытом и хитростями планирования мы попросили поделиться Евгению Васину, директора ЧЕХ Post Print House: “Для меня, как для руководителя, планирование занимает практически первое место в ежедневном круговороте событий. С него начинается каждое утро в моей компании и заканчивается трудовой день».

Print Plus: Глобальный план – это ни что иное, как сформулированная общая цель, и отличается от мечты только количеством израсходованной бумаги. Своеобразная бумажная машина времени, и у каждого она имеет свой цвет и форму. А как выглядит Ваше будущее?

Евгения Васина: Картину будущего нашей компании мы изобразили в виде организующей схемы. В этой схеме основной миссией является развитие, а целью — ценный конечный продукт каждого составляющего звена. Для каждого подразделения он свой, для печатника – это отпечатанный качественно и вовремя тираж, для менеджера — объем выполненных и оплаченых заказов, для маркетолога – реализованная стратегия продвижения и т.д. Наши процедуры планирования включают в себя не только движение денежных средств (финансовые показатели), но и натуральные показатели также. К ним относятся и план продаж, загрузка производства в разрезе каждой машины нашего парка оборудования и план закупок расходных материалов.

Print Plus: Когда общая цель сформирована, и видны широкие перспективы, наверно имеет смысл спуститься на землю и открыть дверь производственного цеха?

Евгения Васина: Как показала практика, тираж у нас дольше трех дней не задерживается. В наших условиях процесс планирования — ежедневная необходимость. И самое лучшее время для такой процедуры — конец трудового дня. Сначала мы определяем объем работ: количество изделий и перечень операций. Далее анализируем уровень запасов (лаки, пленки и т.д), численность рабочей силы, имеющейся в наличии с учетом производственных мощностей. Составляем график и передаем контролирующему лицу. На своем собственном опыте могу сказать одно, что время, потраченное на составление такого плана, дает ощутимый результат. С каждым днем фактические расхождения становятся все менее незначительными. Самое важное – это отсутствие возможности несанкционированно нарушить план, даже у руководящего состава компании.

Print Plus: Практика такова, что время печати тиражей с одинаковой спецификацией может отличаться в корне. Что вы делаете, если збой все-таки происходит?

Евгения Васина: Анализ, анализ и еще раз анализ на основании детальной статистики! То есть, анализируем все, вплоть до того, с какой скоростью может идти данный вид изделия и сколько требуется времени на его изготовление. И если надо, стоим с секундомером. Фиксируем время начала и окончания, таким образом, выводим среднестатистические данные, которые постоянно корректируем. А также всегда закладывается небольшой люфт для того, чтобы точно не подвести заказчика. В случаях форс-мажора прорабатываешь альтернативные решения, в данном случае очень важен контроллинг. На нашем предприятии — семь структурных подразделений, во главе каждого из которых стоит контролирующее ответственное лицо. Когда такой человек находится в курсе происходящего от начала и до конца, он может оперативно принять решение в ходе проблемы, а это уже половина успеха.

Эффективность персонала — еще одна тема для анализа. Для того чтобы просчитать цену ошибки любого сотрудника, была введена статистика. Визуально она выглядит как график. К примеру, если взять менеджера по продажам, то берется отчетный период в месяц и показатели полученной прибыли. Таким образом, когда менеджер начинает сам вести свою статистику и оценивать ее, то в большинстве случаев, видя свои результаты, он сам начинает их повышать. То же самое происходит и с печатниками — ранее при одинаковой зарплате у них была разная эффективность ЦКП (ценного конечного продукта). Поэтому, введя статистику, мы получили возможность реально оценивать ЦКП и принимать корректирующие меры. В данном случае это была сдельная оплата их труда.

Print Plus: Очень сложно научить человека планировать, если у него в крови этого нет. Так как же все-таки влиять на способности планирования персонала?

Евгения Васина: Все зависит от того, научили ли мы свой персонал, как это делать. Мы пропагандируем личное планирование так, что каждый человек управляет своей эффективностью сам. Для нашего персонала мы внедрили очень действенный инструмент. Называется он «Боевой план» — это форма записи ваших планов на следующий день в виде блокнота со сменными листами. Обязательное условие — заполнение всех соответствующих граф вечером предыдущего дня. Они включают в себя: действие /цель, потраченное на его реализацию время и итоговый результат. Как показывает практика, это 10-11 дел в день. Внедрив боевой план, мы убили двух зайцев сразу. Во-первых, избавили себя от проблемы отчетности нашего персонала, во-вторых, помогли стать нашим сотрудникам проактивными и более эффективными.

Print Plus: Отражается ли оценка эффективности на финансовых результатах Вашей компании?

Евгения Васина: Финансовые результаты плавно идут вверх, что означает, что мы на правильном пути. На данный момент мы можем с небольшой погрешностью сказать, что будет через месяц, процедура планирования на долгосрочные периоды производится путем оценки фактических показателей с запланированными. В итоге отчетные документы показывают и динамику прибыли, и рост продаж каждого менеджера.

С таким развитием, думаю, и слона съесть можно, но только по кусочкам и предварительно спланировав. Опыт подсказывает, что, поставив цель, необходимо как можно детальней описать план действий и разбить его на много небольших этапов. Чем меньше высота ступеней на лестнице, тем легче на нее восходить.